التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات من الدراسات التي تفيد مديري المنظمات إلى حد كبير، حيث توضح مفهوم التخطيط الاستراتيجي الشامل ومعرفة دورة في حل الأزمات التي قد تواجه المنظمات.
التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات
يتم اعتبار التخطيط الاستراتيجي على أنه أحد أهم البنود التي يتم من خلالها اتخاذ كافة القرارات الهامة التي تختص بالمؤسسة في كافة المجالات، لذلك عند البدء في افتتاح مشروع أو مؤسسة من الضروري الأخذ في الاعتبار أهمية وضع استراتيجية جيدة لإدارة المشروع.
من الجدير بالذكر فيما يخص التخطيط الاستراتيجي أن التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات كبير جدًا، وذلك لأنه يشتمل على وضع خطة استراتيجية إمكانية إيجاد الحلول المناسبة في حال واجهت المؤسسة أو المشروع أي أزمات من أي نوع.
للتعرف أكثر على التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات سنعرض من خلال الفقرات التالية كافة المعلومات التي تحتاجون معرفتها فيما يخص كلًا من الخطط الاستراتيجية وإدارة الأزمات كلًا منهم على حدا.
هذا هو المعنى وراء التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات، ففي حال امتلكت المؤسسة خطة استراتيجية محكمة وفعالة وناجحة ستتمكن من إداراة كافة الأزمات التي تواجهها سواءً في بيئة العمل الداخلية الخاصة بالموظفين وغيرها، وكذلك البيئة الخارجية الخاصة بالأسواق والتعاملات مع العملاء، ويتم النجاة من الأزمة بأقل خسائر ممكنة للمؤسسة على الرغم من وجود القليل من الخسائر التي من الطبيعي حدوثها.
اقرأ أيضًا: 6 من سمات المفكر الناقد
التخطيط الاستراتيجي
من أول الأساتذة الذين تحدثوا عن الإدارة المعاصرة بالاستراتيجية هو الأستاذ الجامعي بجامعة هارفرد الأمريكية الغريد شاندلر، والذي تمكن من تعريف التخطيط الاستراتيجي وسماته المختلفة.
أولًا: التعريف العلمي للتخطيط الاستراتيجي
تم تعريف التخطيط الاستراتيجي على أنه نظام محدد يقوم به الأعضاء المسؤولين في منظمةٍ ما باتخاذ بعض القرارات الهامة التي تتعلق بمستقبل هذه المنظمة وكيفية تطورها وتحديد الإجراءات التي تتم وكذلك تحديد البرامج التي تتخذ لتحقيق المستقبل المشرق لهذه المؤسسة، كما يتم فيها التعرف على الطريقة التي يتم من خلالها قياس مستوى النجاح.
كما يوجد تعريف آخر مختلف وهو أحد الأساليب المنظمة التي تسير بها المنظمات لتحديد القرارات الهامة الجوهرية المتعلقة بالمؤسسة وبقائها واستمرارها بمرور الوقت وعلى المدى الطويل، وتكون هذه القرارات كأساس لكافة الخطط التي يتم تطويرها.
ثالث التعريفات للتخطيط الاستراتيجي التي ذكرت أنه التخطيط بعيد المدى الذي يأخذ في الاعتبار كافة المتغيرات الخارجية والداخلية لإيجاد القطاعات والشرائح السوقية المستهدفة وكيفية المنافسة.
ثانيًا: سمات التخطيط الاستراتيجي
هناك العديد من السمات التي تم تحديدها للتخطيط الاستراتيجي والتي تتمثل فيما يلي:
- نظام شامل للتحدي.
- خطوات العمل من حيث السياسات والبرامج والإجراءات.
- أسلوب عملي على جميع مستويات الإدارة الثلاثة.
- مجالات تميز المنظمة في المستقبل من حيث4 الأعمال والأنشطة.
- مسار المنظمة في المستقبل من حيث الأعمال والأنشطة.
- رد فعل البيئة الداخلية التي تتمثل في االقوة والضعف في أداء الشركة، وكذلك البيئة الخارجية التي تتمثل في الفرص والتهديدات.
ثالثًا: أهمية التخطيط الاستراتيجي
للتخطيط الاستراتيجي العديد من النقاط الهامة والتي من أبرزها ما يلي:
- إعادة صياغة وتطوير المنظمة وتطوير كافة أهدافها.
- تعزيز العمل الجماعي واكتساب الخبرة لكل أفراد المنظمة الذين يشاركون في بناء الاستراتيجية وتحديد أهدافها.
- تحديد وتوجيه المسارات الاستراتيجية للمنظمة.
- التعرف على كيفية مواجهة المنافسة ومدى تأثير هذه المنافسة على المنظمة.
- توفير كافة المتطلبات التي ستساهم في تطوير المؤسسة وتحسين الأداء بها.
- التأكد من ربط كافة الأهداف الاستراتيجية التي تحددها المنظمة للأهداف التي وضعها أصحاب الأموال والإدارة العليا ومصلحة إعطاء المنظمة.
رابعًا: المتطلبات الأساسية للتخطيط الاستراتيجي
هناك مجموعة من المتطلبات الأساسية التي تحتاجها أي منظمة أو مؤسسة التي تمهد لها البدء في العمل على نظام استراتيجي ناجح، ومن هذه المتطلبات ما يلي:
1- نظم المعلومات وقاعدة البيانات
من المفترض توافر العديد من الدراسات وأنظمة جمع المعلومات وتحديد البيانات الخاصة بكلًا من البيئة الداخلية والخارجية الخاصة بالمؤسسة والتي يتم من خلالها للتعرف على قدرة المنظمة وإمكانياتها الذاتية.
2- القدرة على تنظيم المؤسسة
من أهم بنود التخطيط الاستراتيجي هو القدرة على فهم طبيعة والأنشطة وفعاليات الوحدات الإدارية والأقسام التنظيمية والعلمية المختلفة، وكذلك معرفة العلامات الممنوحة لها وأساليب التنسيق من الوحدات والتنسيق بينها وبين الوحدات الأخرى.
3- المهارات الإدارية
يجب أن يكون لدا كافة مديري المؤسسات في مختلف المستويات من الإدارة العليا والإدارة الوسطى والإدارة التنفيذية بعض المهارات العالية في التخطيط الاستراتيجي، وذلك من حيث معرفة فلسفته ومبادئه، كما يجب أن يكون لدى مديري المؤسسات ثقافة إدارية في مجال الفكر والتخطيط الاستراتيجي.
4- الحوافز والتحفيز المعنوي
يحتاج التخطيط الاستراتيجي إلى بعض المجهودات التنظيمية والفنية وبعض طاقات الإبداع من المديرين من كافة المستويات الإدارية، وذلك عن طريق إعطاء العاملين المكانات العالية والتحفيز المعنوي والمادي ليزيد ذلك من طاقتهم وبالتالي يضاعف الجهد المبذول في مختلف مجالات العمل.
خامسًا: عناصر التخطيط الاستراتيجي
في إطار الحديث عن التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات، سنتعرف على بعض العناصر الهامة التي تندرج تحت عنوان التخطيط الاستراتيجي والتي منها ما يلي:
- تحديد إطار عام للاستراتيجية.
- دراسة كافة العوامل الداخلية والخارجية مع تحديد القيود المفروضة والفراض المتاحة.
- تحديد الغايات والأهداف التي تضعها المؤسسة.
- من الأفضل أن يتم وضع العديد من الاستراتيجيات البديلة ويتم المقارنة بينها جميعًا.
- اختيار البديل الاستراتيجي الذي يتم من خلاله تحقيق الأهداف الموضوعة حسب الظروف البيئية التي يتم دراستها جيدًا.
- تقييم أداء المؤسسة من حيث الأهداف أو الخطط الموضوعة والاستراتيجيات المحددة في ظل الظروف البيئية المحيطة.
- مراعاة تحقيق التكيف الخاص بالمنظمة مع المتغيرات التي تصاحب القرارات الاستراتيجية.
سادسًا: مراحل التخطيط الاستراتيجي
هناك بعض الخطوات والمراحل الهامة المتبعة في كل مؤسسة للتخطيط الاستراتيجي، وهذه المراحل تأتي بالترتيب كما يلي:
1- مرحلة إعداد الخطة وإقرارها
من أول المراحل التي تتم في التخطيط الاستراتيجي هي إعداد الخطة التي ستسير عليها المؤسسة، وتعتبر هذه أحد المراحل التي تتطلب من العاملين عليها دقة عالية، كما تتطلب منهم أن يكونوا على دراية بكيفية الموازنة بين الإدارة والتوجيهات السياسية في الدولة، وكذلك الأخذ في الاعتبار حاجات السكان، وذلك ليتم إعداد خطة قابلة للتنفيذ وتكون خطة مقبولة من كافة الأطراف.
2- مرحلة التحليل
بعد أن يتم تحديد خطة استراتيجية مناسبة ومقبولة ننتقل إلى المرحلة الثانية وهي مرحلة تحليل كافة الأهداف التي تم وضعها من خلال هذه الخطة ومقارنتها جيدًا ببعضها البعض، وكذلك يتم من خلال مرحلة التحليل تحليل السياسات الموضوعة وتحديد مدى واقعيتها ومرونتها في العمل، وكذلك يتم مقارنة الأهداف الموضوعة بالتنبؤات المراد الوصول إليها.
3- مرحلة التنفيذ
بعد وضع الخطة الاستراتيجية والقيام بالتحليل الجيد لكافة الجوانب التي سبق ذكرها يأتي دور مرحلة تنفيذ هذه الخطة، حيث تقوم الجهات الرسمية الخاصة بالجهات المعنية في بدء تنفيذ هذه الخطة.
سابعًا: مستويات التخطيط الاستراتيجي
يتم تقسيم مستويات التخطيط الاستراتيجي إلى ثلاثة مستويات، وهي:
- التخطيط الاستراتيجي على مستوى المنظمة.
- التخطيط الاستراتيجي على مستوى الوحدات.
- التخطيط الاستراتيجي على مستوى الأقسام.
من خلال الفقرات التالية ومن خلال الحديث عن التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات سنعرض بالتفصيل شرح مستويات التخطيط الاستراتيجي الثلاثة.
يقصد بالتخطيط الاستراتيجي على مستوى المنظمة أنه إدارة كافة الأنشطة التي تميز المنظمة عن باقي المنظمات، وكذلك دراسة الرسالة الأساسية لهذه المنظمة ودراسة المنتج والسوق الذي ستتعامل معه المنظمة، والتعرف أيضًا على عملية تخصيص الموارد ومفهوم المشاركة بين الوحدات.
أما عن التخطيط الاستراتيجي على مستوى وحدات الأعمال الاستراتيجية فهو الأمر الذي يقصد به وضع خطة استراتيجية لكل وحدة من وحدات المنظمة بشكل مستقل، أي يتم وضع خطة لكل نظام مفرد بداخل المؤسسة، ويتم قياس تجاح الخطة الاستراتيجية في حال نجاح كل وحدة منفردة وأدى هذا النجاح إلى حدوث نجاح في المنظمة بشكل عام.
التخطيط الاستراتيجي على المستوى الوظيفي هي استراتيجيات الإنتاج والتسويق والموارد البشرية، وعلى كل مدير من مدراء هذه المجالات أن يقوم بتحديد مدى مساهمة مجال العمل المسؤول عنه في نجاح الخطة الاستراتيجية الكلية للمنظمة.
إدارة الأزمات
مصطلح الأزمة هو عبارة عن المصطلح العلمي الذي يعبر عن المشكلة أو الموقف الطارئ أو الحالة الحرجة التي تتعرض لها المؤسسة، وهي عترة نكبة تترتب عليها الكثير من التغيرات الحادثة نتيجة التأثر بهذه المشكلة.
أولًا: مفهوم إدارة الأزمات
إدارة الأزمات هو أحد المفاهيم الواسعة التي تتضمن التخطيط العام للفترة التي تمر فيها المنظمة بأزمةٍ ما، وإدارة الأزمات أيضًا هي نظام يجعل المنظمة جاهزة للاستجابة النظامية المرتبة خلال الأزمة، هذه الاستجابة تقوي المنظمة وتجعلها قادرة على الاستمرار في الأعمال اليومية المتعلقة بتقديم المنتجات والخدمات وتحقيق الأرباح في نفس وقت الأزمة.
يمكن أيَا تعريف مفهوم إدارة الأزمة على أنه الطريقة التي يتم بها معالجة الأزمة وفي نفس الوقت الحفاظ على تلقي أقل خسائر ممكنة وتحقيق أكبر قدر ممكن من الأهداف والنتائج الموضوعة في آنٍ واحد.
ثانيًا: العناصر الأساسية للأزمة
هناك ثلاثة عناصر أساسية هامة للأزمات والتي يجب أخذها في الاعتبار عند التحدث عن إدارة الأزمات، ومن أبرز هذه العناصر ما يلي:
1- عنصر المفاجأة
ذلك حيث إن الأزمة تنشأ بسرعة وتنتشر في توقيت مفاجئ، ومن الممكن أن تنفجر الأزمة وتنتشر بسرعة مفاجأة أيضًا.
2- عنصر التهديد
حيث إن الوقت الذي تحدث فيه الأزمة تكون كافة الأهداف التي تم وضعها من خلال الخطة الاستراتيجية الخاصة بالمؤسسة معرضة للتهديد، كما تكون كافة مصالح الشركة في حالة من التهديد كذلك.
3- عنصر الوقت
في وقت الأزمة يكون الوقت المتاح للاتخاذ القرار لتخطي هذه الفترة وقتًا قليلًا، وذلك لكيلا تزداد الأزمة ويزداد انتشارها في المؤسسة.
ثالثًا: العوامل التي تعيق اكتشاف الأزمة مبكرًا
في حال حدوث الأزمة في مؤسسةٍ ما، هناك العديد من العوامل التي قد تعيق مدراء هذه المؤسسة من اكتشاف حدوث الأزمة في وقتٍ مبكر، الأمر الذي سيسهل كثيرًا من إيجاد الحلول المناسبة لتخطي الأزمة، ومن أكثر العوامل التي تبطئ عملية اكتشاف الأزمة ما يلي:
- أن يقوم أحد مدراء المؤسسة بحجب أي بيانات مهمة خاصة بالأزمة المحتمل حدوثها عن الأطراف الذين يحتاجون لمعرفة الأزمة وتشخيصها في وقتٍ مبكر.
- أن تكون المنظمة في الأساس غير قادرة على الاستجابة الفعالة في الوقت المناسب الذي تتعرض فيه المؤسسة للأخطار أو الأزمات المحتملة.
- أن يمتلك أفراد المؤسسة قناعة تامة بخصوص قدرات المنظمة ومناعتها الشديدة ضد الأزمات، وبالتالي يتولد لدى أفراد المنظمة الشعور بالامبالاة وعدم الاهتمام الكافي للأخطار التي تحيط بالمنظمة.
رابعًا: خصائص الأزمات
هناك بعض الخصائص التي تصاحب حدوث الأزمة والتي تتمثل في كلً من الآتي:
- ظهور بعض الأعراض السلوكية التي تعتبر من الأعراض المرضية مثل الشعور باللامبالاة والقلق والتوتر المزمن، وكذلك فقدان العلاقات الاجتماعية والشعور بعد الانتماء.
- قد تؤدي الأزمة كذلك إلى حدوث التخريب والتدمير وإتلاف الكيان الإداري المسؤول عن المؤسسة.
- في فترة الأزمة تظهر العديد من القوى التي تدعم الأزمة وتساندها، وظهور كل ما يؤدي إلى تفاقم الأزمة الحادثة سواءً كان من الأفران أو من الطرق المتبعة في العمل من المنظمة.
خامسًا: خصائص إدارة الأزمات
هناك العديد من من الخصائص الخاصة بإدارة الأزمات والتي قد تساهم في توضيح مفهوم إدارة الأزمات و التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات، ومن أبرز هذه الخصائص ما يلي:
- يتصف علم إدارة الأزمات بأنه أحد العلوم التي من الصعب تطبيقها عمليًا، حيث إن قد تحتمل عدم التأكد من النتائج من الخطة التي يتم وضعها لحل الأزمة.
- في إدارة الأزمات قد يكون هناك درجة عالية من الشك في الخيارات التي يتم طرحها لحل الأزمة والفترة الطارئة التي تمر بها المنظمة.
- نقص البيانات والمعلومات التي يحتاجها أفراد ومدراء المنظمة ليتمكنوا من إدراة الأزمة التي تمر بها المنظمة.
- من أهم خصائص الأزمات أنها تهدد المصالح الخاصة بالكيان الكلي للمنظمة.
- في حال مرور المنظمة بأحد الأزمات والفترات العصيبة ومع الضغوطات التي تحدث في بيئة العمل داخل المنظمة يصاب متخذي القرار والمدراء بالمؤسسة بالشتات الذهني لدرجة أنهم قد لا يكونوا قادرين على اتخاذ القرارات المناسبة لحل هذه الأزمة.
سادسًا: مراحل عملية إدارة الأزمات
هناك العديد من المراحل التي تمر بها المؤسسة في فترة حل وإدارة الأزمات في فترة النكبة التي تمر بها النمة، وتتمثل هذه المراحل في بعض النقاط التالية:
1ـ مرحلة الأزمة التحذيرية
المرحلة الأولى من مراحل إدارة الأزمات هي المرحلة التي تسمى مرحلة الأزمة التحذيرية، حيث يتم في هذه المرحلة بدء التحذير من حدوث الأزمة، ولا تكون قد حدثت فعليًا، وهذه المرحلة يطلق عليها بعض الباحثين أيضًا اسم مرحلة ما قبل الأزمة.
حيث يعد أمر إدراك الأزمة التي توشك على الحدوث وتشخيصها في هذه المرحلة من الأمور الغاية في الأهمية، حيث إنه في حالة حدوث تأخر في إدراك الأزمة التي على وشك الحدوث، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث تضارب في المؤسسة وقد تصيب الأزمة المؤسسة بقوة.
2ـ مرحلة الاستعداد والوقاية
هذه المرحلة تعكس مدى استعداد الإدارة المسؤولة عن المؤسسة لمواجهة الأزمة التي قد تواجههم، وكذلك كيفية السيطرة على الأزمة والتقليل من احتمال حدوثها والآثار الجانبية التي قد تسببها للمؤسسة.
3ـ مرحلة الأزمة الحادة
تعد مرحلة الثالثة من إدارة الأزمات هي الفترة الأولى من حدوث الأزمة، وهي ما يسمى بفترة الأزمة الحادة، وفي حال كانت المنظمة تحمل خطة محكمة وفعالة لإدارة هذه الأزمة فهذا يعني أن هذه المرحلة ستكون أقل حدة عن حالة عدم امتلاك المدراء أي خطة يتم من خلالها الحد من الأزمة وأضرارها التي تصيب المنظمة.
كلما طالت هذه الفترة كلما زادت الأضرار والعقبات التي تواجه المنظمة، وتقل هذه الأضرار إلى ما يقارب الثلاثة أضعاف في حال امتلاك المنظمة لخطة واضحة لإدارة هذه الأزمة من بدايتها ومعرفة كيفية التغلب عليها.
4- مرحلة تسوية الأزمة
في هذه المرحلة يجب على إدارة المنظمة أن تركز على كيفية تسوية الأمور بكافة المجالات تعويض الخسائر التي حدثت بسبب الأزمة، ومن خلال تسوية الأمور يجب أن تعود المؤسسة إلى النجاح الذي كانت عليه في الفترة الأولى قبل حدوث هذه الأزمة من الأساس، لذا يجب على مدراء المؤسسة الإمساك بكافة زمام أمور المؤسسة بسرعة وباحترافية لتتمكن المؤسسة من تخطي هذه الأزمة بأقل خسائر ممكنة.
سابعًا: وظائف إدارة الأزمات
هناك العديد من الوظائف التي يقوم بها المكتب المسؤول عن إدارة الأزمات في أي مؤسسةٍ كانت، حيث تعد هذه الوظائف من الأدوار الهامة والأساسية التي يقوم بها مكتب إدارة الأزمات ومديريه بالتعاون مع كافة الموظفين، ومن أبرز وأهم هذه الوظائف ما يلي:
- من أهم الوظائف التي يجب أن يقوم بها مكتب إدارة الأزمات عقب حدوث الأزمة أو قبلها هي مراقبة كافة المعاملات التي تتم داخل المؤسسة وخارجها، وكل ما يخص العملاء والزبائن وكيفية تحقيق رغباتهم وما إلى ذلك.
- يجب التركيز التام على كافة منافسي المؤسسة وكذلك التركيز على أهداف المنافس والخطط التي يضعها.
- بعد مباشرة العمل في المؤسسة، يجب أن يكون لدى المدراء بعض الخطط السابقة والتوقعات المسبقة للأزمات والتنبؤ بها والاستعداد التام لأي نوع من أنواع الأزمات التي قد تواجه المؤسسة، وهنا يأتي اختصار ما تعنية كلمة التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات.
- توافر التحديد العلمي السريع الذي يخص الأزمات التي قد تواجه المؤسسة، وكذلك التحليل العلمي للعديد من المشكلات المادية.
- أن يتم كافة العمليات المالية التي تتم بداخل المؤسسة، وتنسيق الإدارات.
- وضع خطة شاملة وكافية للمعلومات والبيانات التي تحتاجها المؤسسة لمعرفة حدود الإمكانيات المتاحة لها.
- على فريق تخطيط وإدارة الأزمات أن يتمتع بالشجاعة الكافية لاتخاذ القرارات المناسبة وقت الأزمة.
- من الأفضل أن يتم تدريب كافة المدراء والموظفين على الطرق المناسبة التي يتم من خلالها مواجهة الأزمات، الأمر الذي سيساعد على تخطي الأزمات الشخصية التي قد تواجه الموظف كما تساعد على حل الأزمة التي تمر بها المنظمة بالكامل.
الخطط الاستراتيجية أحد البنود التي لا يمكن الاستغناء عنها في حال بدء أي مؤسسة أو مشروع، ويعود ذلك إلى العديد من الأسباب والأهميات التي سبق ذكرها ومن أهما ما يخص التخطيط الاستراتيجي ودوره في إدارة الأزمات.
تابعنا على جوجل نيوز